1. Chia danh sách theo hệ thống và khu vực
Nên tách phần cấp nước, thoát nước, điện chiếu sáng, ổ cắm, thiết bị vệ sinh và vật tư phụ. Với công trình nhiều tầng hoặc nhiều phòng, thêm cột khu vực để biết mỗi dòng dùng ở đâu.
Cách chia này giúp phát hiện vật tư còn thiếu và tránh cộng nhầm những mặt hàng cùng tên nhưng khác mục đích sử dụng.
- Không gộp vật tư điện và nước vào một mô tả chung.
- Đánh dấu hạng mục đã có thiết kế và hạng mục còn chờ xác nhận.
- Giữ nguyên mã do người thiết kế hoặc nhà sản xuất cung cấp.
2. Mỗi dòng phải đủ thông tin để nhận diện sản phẩm
Cấu trúc tối thiểu gồm tên hàng, thương hiệu hoặc vật liệu, mã/quy cách, thông số bắt buộc, số lượng và đơn vị tính. Với ống nên ghi DN cùng PN hoặc SDR nếu có; với dây điện nên ghi loại dây, số lõi, tiết diện và chiều dài; với thiết bị nên ghi mã model khi đã chọn.
Nếu chưa biết mã, không tự điền theo phỏng đoán. Hãy ghi “cần đối chiếu” và đính kèm ảnh nhãn, bản vẽ hoặc ảnh vị trí lắp.
3. Kiểm soát số lượng, đơn vị và phụ kiện
Cùng một mặt hàng có thể được báo theo cây, mét, cuộn, bộ hoặc chiếc. Hãy giữ đơn vị gốc và tránh tự quy đổi khi chưa biết quy cách đóng gói. Nếu cần quy đổi, ghi cả số lượng gốc và phép tính để người kiểm tra rà lại.
Phụ kiện nên đặt ngay dưới dòng vật tư chính và ghi rõ cỡ tương ứng. Với ống, việc chỉ đếm số mét mà bỏ qua co, tê, măng sông hoặc chi tiết chuyển ren sẽ làm danh sách thiếu. Với thiết bị, cần kiểm tra phụ kiện đã nằm trong bộ hay phải mua riêng theo đúng mã.
- Ghi rõ cây, mét, cuộn, bộ hay chiếc.
- Không cộng chung nhiều cỡ vào một tổng số lượng.
- Có cột ghi chú cho phụ kiện kèm theo hoặc mua rời.
4. So sánh báo giá trên cùng một mặt bằng
Trước khi so tổng tiền, kiểm tra hai báo giá có cùng mã, quy cách, đơn vị, số lượng và phạm vi giao nhận hay không. Một dòng rẻ hơn nhưng khác cấp ống, khác chiều dài đóng gói hoặc thiếu phụ kiện không phải là cùng một sản phẩm.
Giá và tồn kho có thể thay đổi theo thời điểm. Chỉ dùng báo giá còn hiệu lực và xác nhận lại các dòng đã thay mã. Chi phí vận chuyển chỉ được xem là đã gồm khi báo giá hoặc xác nhận ghi rõ.
Nguồn và nguyên tắc kiểm chứng
Ưu tiên tài liệu do nhà sản xuất công bố và tài liệu đi kèm đúng mã sản phẩm. Nội dung có thể thay đổi khi hãng cập nhật catalogue, tem hoặc hướng dẫn lắp đặt.
Quy trình nội bộ để chuẩn bị mã, số lượng và điều kiện giao nhận.
Nội dung hỗ trợ tách ống, phụ kiện, van và thiết bị theo tuyến.